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  • : Blog von zeitbalancen.over-blog.de
  • : Betrachtungen über unseren Umgang mit Emotionen, Wissen und der Zeit. Weitere Informationen auf www.m-huebler.de www.xing.com/profile/Michael_Huebler3
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  • Michael Hübler
  • Trainer, Berater, Coach, Experte für emotionale Kompetenzen
  • Trainer, Berater, Coach, Experte für emotionale Kompetenzen
19. Juni 2013 3 19 /06 /Juni /2013 10:44

Gerade bei der Weitergabe von Wissen zeigt sich, wie viel Vertrauen im Unternehmen herrscht bzw. wie hoch der Kooperationskoeffizient ist. Daher möchte ich in Folge einige Artikel zum Thema Kooperationen veröffentlichen.

Beginnen wir mit einem kurzen Blick ins Tierreich

Ameisen opfern sich für die Kolonie, Vogeleltern füttern ihre Brut, Herden schützen die Jungtiere, Fledermäuse teilen eine Blutmahlzeit mit nichtverwandten Artgenossen, einzelne Vögel warnen den restlichen Schwarm und ziehen damit den Fressfeind auf sich, usw. usf. Sind diese noch bei Trost? Wäre es nicht sinnvoller im Sinne eines Survival of the Fittest, seine eigene Haut zu retten? Offenbar nicht! Sonst gäbe es diese Beispiele in der Tierwelt wohl kaum!

Andere Frage: Sind diese Beispiele auch auf uns Menschen übertragbar?

Ein kurzer Blick auf die Aborigines scheint dies zu bestätigen: die Älteren und Schwachen bekommen die besten Fleischstücke. Wer später mal alt und schwach ist, erwartet folglich ähnliches von seinen Kindern. Wir sehen: Auch hier 'opfern' sich manche für andere auf.

Diese Formen des Altruismus lassen sich meist auf den „Egoismus der Gene" (Richard Dawkins) zurückführen - die Unterstützung kommt Verwandten mit ähnlichem Genom zu Gute. Fledermäuse merken sich bspw. die Tiere, die sie gefüttert haben. Ein Ausnutzen auf lange Sicht wird damit ausgeschlossen: Wie du mir, so ich dir (Stichwort: Goldene Regel).

Bei Vögeln steigert zudem die plakative Großzügigkeit die Fortpflanzungschancen. Und Tiere mit ein bisschen Gehirn können in ihrer Gruppe durch altruistisches Verhalten einen guten Ruf erwerben, der sich in Pluspunkten auf der Attraktivitätsskala beim Wettbewerb um das andere Geschlecht auszahlt.

Hier greift die sogenannte Handicaptheorie: Wenn Männchen (das sind die hübschen im Tierreich) es schaffen, Fressfeinde auf sich zu ziehen, damit die Sippe zu schützen und dennoch zu überleben, muss gute Gene haben und wird damit (von den weniger hübschen im Tierreich) extrem begehrt.

Übertragen auf Menschen bedeutet dies: Wer viel Geld spendet (v.a. die Männerwelt), kann es sich offensichtlich leisten und ist damit eine gute Partie.

Übertragen auf das Wissensmanagement bedeutet dies: Wer andere mit viel Informationen unterstützt, kann sich dies offensichtlich leisten. Er scheint es nicht nötig zu haben, Informationen zurückzuhalten, zumal Informationen ja auch erst durch den Träger zu Wissen werden.

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31. Mai 2013 5 31 /05 /Mai /2013 12:44

Viele Methoden und Tools des Wissenstransfers (Sharepoint, Wikis, Weblogs) funktionieren nicht, weil die Mitarbeiter Bedenken haben, ihr Wissen weiterzugeben. Teils liegt dies daran, dass sie damit nicht mehr über die mit Wissen verbundene exklusive Macht verfügen. Teils liegt es auch daran, dass Mitarbeiter sich nicht trauen, in einer größeren Runde Fragen zu stellen oder gar nicht wissen, wie sie einen solchen Prozess des Wissensaustauschs anstoßen sollen. Helfen können hier sogenannte Eisbrecher, indem ein Wiki bereits teilweise mit Inhalten gefüllt wird oder indem eine bestimmte Person (z.B. ein Moderator) dafür sorgt, dass der Wissensaustausch in Gang kommt, evtl. sogar mit privaten Themen.

Helfen kann es aber auch, eine feste Gruppe zu haben, die unabhängig von der Wissensplattform bereits besteht. Eine solche Gruppe wird Community of Practice (CoP) genannt und hat idR mehrere oder alle der folgenden Merkmale:

  • gemeinsame historische und kulturelle Wurzeln (z.B. Sprache, Fachbegriffe, Humor)

  • voneinander abhängende Vorhaben, ein gemeinsames Ziel und gemeinsame Aktivitäten

  • gemeinsame Dokumente

  • Balance zwischen Wettbewerb (ich bin schneller, besser, ...) und Kooperation (teile aber mein Wissen mit)

Fünf Phasen charakterisieren die Entwicklung einer Community of Practice:

  1. Die Startphase ist durch eine oder mehrere Personen gekennzeichnet, die sich einer bestimmten Thematik annehmen.

  2. Die Phase der Vereinigung ist geprägt durch die Bildung einer Grundstruktur, in der Ziele, Aufgaben und Kommunikationswege definiert werden.

  3. In der Phase der Reifung beginnen Wissensaufbau und Austausch. Mit zunehmender Aktivität der Gruppe steigt idR auch die Zahl der Mitglieder. Stetig werden Ziele, Aufgaben und Kommunikationswege an die Bedürfnisse der Mitglieder durch die Gruppe selbst angepasst. Dabei sind Moderatoren-, Experten- oder Lernender-Rollen nicht starr, sondern bilden sich immer wieder neu und selbstverantwortlich heraus.

  4. Die Zielphase ist dann erreicht, wenn ein für die meisten Mitglieder akzeptabler Wissensstand erreicht ist und damit kein Bedarf für einen weiteren Austausch gesehen wird. In diesem Fall sinkt die Anzahl der eingepflegten Informationen im Vergleich zu jener der entnommenen Informationen.

  5. In der Phase der Umwandlung verliert die Gemeinschaft zunehmend an Gewicht. Zunehmend wird dann auf andere Quellen ausgewichen oder aber die Thematik selbst verliert ohnehin an Bedeutung.

Diese Phasen sind insbesondere für Projektgruppen typisch, die sich nach der Zielerreichung auflösen. Die Informationen (Lessons Learned) aus dem Projekt finden dann zwar einen Weg in z.B. ein Wiki, die Gruppe ansich ist jedoch nicht mehr relevant.

Andererseits gibt es aber auch dauerhafte Arbeitsgruppen, die sich nach dem Abarbeiten eines Themas (Phase 4) einem neuen Thema widmen oder auch immer wieder neue Mitglieder aufnehmen, sodass sie dauerhaft zwischen 3 und 5 hin- und herpendeln.

 

Pflege von Communities of Practice

Kommunikation und Integration:

  • Bei dauerhaften Arbeitsgruppen ist es wichtig, dass die Gruppe für neue Mitglieder offen bleibt bzw. die neuen Ideen begrüßt. Ein Moderator sollte sich darum kümmern, die neuen Mitglieder zu begrüßen und in die Gruppe zu integrieren.

  • Ebenso wichtig ist die ständige Anpassung an neue Ressourcenlagen, die Reflexion über Diskussionstraditionen und die Mitaufnahme neuer aktueller Themen.

  • Kritisch wird es v.a., wenn die Balance zwischen Schreiben und Lesen nicht mehr stimmt. Daher sollten Autoren aktiv gesucht und angesprochen werden.
  • Bei Wikis gibt es sogenannte Gärtner, die sich darum kümmern, dass Wissen immer wieder in eine auffindbare und lesbare Form gebracht wird. Egal, in welcher Form das Wissen einer CoP verschriftlicht wird, ist es auch wichtig, Dokumente und Diskussionen entsprechend zu pflegen.
  • Und schließlich ist es wichtig, dass die Balance auch Bestehendem (Kerngruppe) und frischem Wind (neue Mitglieder) passt.

Damit eine COP funktioniert ist es folglich unabdingbar, eine Kultur der Kooperation anzuregen. Wie dies funktioniert und was sich hier psycho-sozial abspielt können Sie u.a. in den folgenden Blogeinträgen nachlesen:

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31. Mai 2013 5 31 /05 /Mai /2013 12:41

Für beide Medien gilt: Technologien werden nur genutzt, wenn die Nutzer sie als

  1. benutzerfreundlich einschätzen und

  2. der Nutzen erkannt wird.

1 Weblogs: Ideal für Diskussionen und Entscheidungen

In Weblogs können Themen gestartet und diskutiert werden. Ein neues Thema erscheint dabei immer ganz oben in der Seite, während durch die Meinungen anderer 'Kommentarbäume' entstehen. Dabei bleibt der Ursprungsartikel bestehen und wird nicht wie in einem Wiki weiterverarbeitet. Zwar werden die Themen kategorisiert, um auch ältere Themen gut wiederzufinden. Allerdings eignen sich Weblogs weniger, um Themen prozessorientiert weiterzuentwickeln, sondern mehr um Meinungen zu bestimmten Themen einzuholen, Diskussionen anzuzetteln und damit auch Entscheidungen zu forcieren - oder auch, um top-down als Alternative zu emails Mitarbeiter über die eigenen Tätigkeiten zu informieren. Sollte es sich allerdings um Informationen mit einer zeitlichen Dringlichkeit handeln, ist es nach wie vor sinnvoller, diese nach dem Push-Prinzip per email mitzuteilen.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter hat eine bestimmte Erfahrung mit einem Kunden gemacht bzw. eine bestimmte Problemlösung angeboten, die so oder so ankam. Wenn es nun darum geht, einen Service Blueprint zu entwickeln, sind Wikis wesentlich besser geeignet. Wenn es aber darum geht, die Meinungen anderer einzuholen, sind Weblogs genau das richtige Medium.

Eine Umfrage unter Microsoft-Mitarbeitern zur Nutzung von Weblogs ergab folgende Punkte:

  • der Leidenschaft für die Arbeit Ausdruck geben

  • direkte, schnelle Kommunikation mit anderen

  • die eigene Arbeit dokumentieren, beschreiben und organisieren

Good Practice

Eine Gefahr besteht darin, dass Weblogs als Einbahnstraßen-Informationsquelle betrachtet werden. Viele Mitarbeiter scheuen sich oder sehen gar nicht die Notwendigkeit, Kommentare abzugeben. Daher sollte der Wunsch nach Kommentaren kommuniziert werden, um hier Klarheit zu schaffen. Ebenso wichtig ist eine gewisse Regelmäßigkeit, gerade weil Weblogs eher nach dem Pull-Prinzip funktionieren.

 

2 Wikis: Ideal zur Lösungssuche und für Prozessentwicklungen

In Wikis können Mitarbeiter gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Dadurch ergibt sich eine gewisse Dynamik, die in Weblogs nicht möglich ist. Voraussetzung dafür sind eher feste, kleinere Gruppen bzw. eine kleinere Anzahl aktiver Teilnehmer, um die gemeinsame Bearbeitung nicht in ein Chaos ausarten zu lassen. Andererseits besteht für die Größe der Leser keine Beschränkung.

Wikis sind daher ideal, um neue, innovative Lösungen für Probleme oder Prozessabläufe zu entwickeln. Sie sind aufgrund der Wissensvertiefung in aller Regel nachhaltiger als Weblogs, d.h. sie werden länger genutzt und die Frequenz der Zugriffe ist höher.

Auch für Wikis gilt: Wenn bereits einige Inhalte eingestellt sind, ergibt sich schneller ein größerer Sog aufgrund der Reziprozitäts-(Wiedergutmachungs-)Regel.

 

3 Nutzen von Wikis und Weblogs (v.a. aus Mitarbeitersicht)

Potentiell sind Weblogs als auch Wikis auch für große Gruppen geeignet. Allerdings bieten kleinere, exklusivere Gruppen den Vorteil, die Hemmschwelle geringer zu halten.

Unabhängig von den verschiedenen Nutzungsmöglichkeiten gibt es dennoch Gemeinsamkeiten in Nutzen und Hindernissen.

Der Nutzen von Weblogs und Wikis

  • Andere über die eigene Arbeit informieren und relevante Informationen finden

  • weniger emails schreiben / bekommen

  • an weniger Meetings teilnehmen

  • Austausch über Privates (kann auch als Eisbrecher eingesetzt werden)

  • langfristig: Verbesserung der internen Kommunikation, da v.a. in Wikis ein Austausch auch über Hierarchiegrenzen hinweg genutzt wird

Aus Flow-Prozessen wissen wir, wie wichtig Feedbackprozesse sind. Hier können Weblogs und Wikis eine gute Alternative sein, mit den entscheidenden Vorteilen:

  1. immer verfügbar zu sein,

  2. dauerhaft verschriftlicht zu werden und

  3. genau die richtige Person für das eigene Problem zu finden.

Nutzen Wikis (eher bottom-up)

  • Transparenz und Durchsuchbarkeit der Wissensbasis

  • Prozesse und Arbeitsabläufe durchleuchten und verbessern und dadurch Arbeitserleichterung

  • freie Kapazitäten zur Dokumentation nutzen

  • Erhöhung der persönlichen Reputation

Nutzen Weblogs (eher top-down)

  • Beschleunigung der internen Kommunikation und Aktualitätsbezug der Informationen

  • Transparenz über Wissensträger und Organisation

  • Infoflut reduzieren

4 Hindernisse bei der Einführung von Wikis und Weblogs

  • Aufwand von Einstellen und Suchen von Informationen

  • zu wenige / unregelmäßige Beiträge

  • zu wenige Mitarbeiter erstellen Beiträge

  • zu viel Transparenz über die eigenen Tätigkeiten

  • Zugriffs- und Bearbeitungsrechte

  • eigene Inhalte sollen nicht verändert werden

5 Erfolgsfaktoren

  • Einführung, Akzeptanz und sanfter Druck von oben

  • Einbinden der Mitarbeiter und Aufbau von Vorzeigewikianern/-bloggern über persönliche Ansprache von Autoren, um ein engagiertes Kernteam zu bekommen

  • konkrete Einsatzszenarien, Initiierung einer Kommunikationskultur und Roll-out mit Inhalten

  • Aktiver Abbau von Schreibbarrieren

  • Regelmäßigkeit der Beiträge

  • Integration in den Arbeitsalltag, insbesondere über genügend Ressourcen (v.a. Zeit)

Literaturtipps:

Stocker, Tochtermann - Wissenstransfer mit Wikis und Weblogs

Pircher - Wissensmanagement, Wissenstransfer, Wissensnetzwerke

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25. April 2013 4 25 /04 /April /2013 09:23

Vertrauen kann eine Menge Zeit sparen. Sicher: es ist nicht immer leicht, Vertrauen in Kollegen oder Mitarbeiter zu haben. Doch wenn es funktioniert spart es Zeit und Geld durch weniger Kontrollen und Regelungen. Und: Wenn Führungskräfte Ihren Mitarbeiter/innen Vertrauen entgegen bringen, unterstützt dies die Gestaltungsfreiheit und damit den Flow Ihrer Mitarbeiter/innen. Zudem sieht die Alternative des Misstrauens nicht eben berauschender aus: vertrauen heuristik

Wenn Sie als erster anderen Vertrauen entgegen bringen, können Sie natürlich auch auf Misstrauen der anderen Seite stoßen. Diese Ent-Täuschung kann allerdings dazu führen, dass sich Ihr Gegenüber geschmeichelt und verpflichtet fühlt, seine Schuld auch einzulösen. Jeder, der schon mal einen solchen Vorschuss bekam (einen Kredit, ein Buch bei ebay, das er erst später bezahlen musste, ...), weiss um dieses Wiedergutmachungseffekt.

Natürlich kann es auch zu einer Überforderungssituation kommen. Diese kann jedoch leicht im Rahmen von offenen Feedbackgesprächen geklärt werden.

Die andere Seite sieht weniger rosig aus, da hier in jedem Fall ein (gemeinsamer) Misserfolg vorprogrammiert ist. Spannend in diesem Fall ist auch hier wieder die Ent-Täuschung des Mitarbeiters, der sich wie Kain fühlt, dessen Opfer Gott nicht annehmen wollte. Die Folgen: Scham, die in Schuld umgewandelt wurde. Der Totschlag Abels ist schließlich nicht so weit entfernt von dem Verhalten eines Mitarbeiters nach dem Motto: Ist der Ruf erst ruiniert, ...

Dies soll weder die eine noch die andere Reaktion entschuldigen, sondern lediglich die psychologischen Mechanismen verdeutlichen.

Fazit: Mit Misstrauen verlieren Sie immer. Mit Vertrauen besteht zumindest eine gute Chance auf einen gemeinsamen Erfolg.

Damit Sie diese Chance auch gut nutzen können, sollten Sie zudem die folgende Balance im Auge behalten:vertrauen

 

Dabei gilt: Eine große Portion Vertrauen und eine kleine Portion Feedback sollten immer an erster Stelle stehen. Wenn Ihr Vertrauen missbraucht wird, können Sie immer noch die Zügel enger ziehen und dies am besten schnell. Nach einer Weile können diese dann wieder lockerer gelassen werden, um dem anderen noch eine zweite Chance zu geben.

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16. April 2013 2 16 /04 /April /2013 08:20

Eine kleine Anekdote aus meiner letzten Seminarreihe

 

Als Trainer bin ich häufig unterwegs und muss auch selbst auf eine gute Balance zwischen Aktivität und Pause achten. Mit anderen Worten: 8 Stunden Präsenz ist nicht möglich, wenn ich nicht bewusst zwischendurch einen Gang runterschalte. Manche Teilnehmer/innen meiner Seminare suchen zwar auch den Kontakt zu mir in den Pausen, worauf ich grundsätzlich gerne eingehe. Doch ab und an brauche ich einen Abstand, um später wieder voll präsent sein zu können.

 

Soweit die Einleitung. Doch nun zur Anekdote: In meinem letzten Seminar hatten mich von 14 Teilnehmer/innen 13 sehr positiv bewertet. Nur eine Person machte ihre Kreuze überraschenderweise sehr weit rechts und bewertete mich als unmotiviert und unengagiert. Nun könnte ich dies als einen einfachen, ein wenig seltsamen, aber vielleicht auch logischen statistischen Ausrutscher abtun. Könnte ich. Spannender wird es allerdings, das ganze zu erklären zu versuchen. Was also ist da passiert?

 

Seit einiger Zeit vermittle ich nicht nur rein theoretisch, wie wichtig Gelassenheit ist oder auch im Rahmen von Entspannungsübungen ganz praktisch, sondern ebenso dadurch, quasi auf der Metaebene, indem ich in Pausen die Augen schließe, ab und an langsamer rede, ab und an langsamer atme (z.B. bevor ich eine meiner vermeintlich klugen Antworten auf schwierige Fragen gebe) oder auch öfter mal lächle.

  • Augen schließen: Eine Ursache für Anspannung lautet Reizüberflutung. Unser Leben ist voll davon: Werbung, Fernsehen, Handyklingeln, emails, Internet, usw. Um diese Stressquelle abzuschalten, hilft es, einfach mal die Augen zu schließen und sich wieder zu sammeln.
  • Langsamer Reden, langsamer Atmen: Banales Beispiel für die Wirkung des Atmens: Unter Anspannung atmen wir flacher, wenn wir entspannt sind, atmen wir langsamer und tiefer und bekommen damit mehr Sauerstoff. Versuchen Sie einfach 3-5 mal tief ein- und auszuatmen und sagen dabei laut:"Ich bin ja so gestresst!" Funktioniert? Nein, natürlich nicht! Es geht einfach nicht mehr. Fazit: In der nächsten angespannten Situation ein wenig ruhiger atmen, langsamer reden oder auch langsamer laufen. Damit bekommt Ihr Körper ein Gelassenheits-Signal, das ihn dazu veranlasst tatsächlich ruhiger zu werden.
  • Lächeln: ganz ähnlich funktioniert unser Lächeln. Ein System namens facial feedback führt dazu, Dinge ein wenig entspannter zu sehen, wenn Sie lächeln. Normalerweise lächeln Sie, wenn Sie fröhlich sind. Doch wenn Sie so tun, als ob Sie fröhlich wären, bekommt auch hier Ihr Körper ein Gelassenheits-Signal und fühlt sich dadurch schon ein wenig leichter. Dies verändert Ihre Mimik, diese sendet  wiederum Signale nach innen, usw. Sehr erhellend ist dazu auch dieses Video. Hier spielen übrigens unsere Spiegelneuronen einen wichtige Rolle. Anders formuliert: Der Funke springt über. Wenn Sie die Wirkung des Lächelns zuhause ausprobieren wollen (da sieht es ja keiner und ist folglich nicht ganz so peinlich wie im Seminar): Schauen Sie auf Ihre To-Do-Liste und picken sich eine Aufgabe heraus, die Sie schon die ganze letzte Woche über geschoben haben. Nehmen Sie nun einen dünnen Stift in den Mund und beißen leicht etwa 20 Sekunden mit den Schneidezähnen drauf. Damit spannen Sie genau die Muskeln an, die Sie sonst auch zum Lächeln brauchen. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass sich nach und nach Ihre Einstellung zu dieser Aufgabe von "Bloß nicht!" zu "Was soll's?" verändert. Die große Liebe wird es wahrscheinlich nicht mehr werden. Aber vielleicht sind die inneren Widerstände ein wenig kleiner geworden.

Mit diesen kleinen Kniffen kann Gelassenheit ganz leicht sein. Doch leider wird diese innere Ruhe oft mißgedeutet. Für viele Menschen gilt immer noch der Glaubenssatz: Wer gelassen ist, ist weniger leistungsorientiert. Nur wer behauptet, keine Zeit zu haben, gilt in unserer Leistungsgesellschaft als wertvolles Mitglied. Doch wer heute dauerhaft keine Zeit hat, wird irgendwann einmal tatsächlich ein halbes Jahr lang keine Zeit mehr haben - und zwar für gar nichts außer für sich selbst. Mit Gelassenheit erreiche ich jedoch beides: Leistung zeigen und kreativ sein einerseits sowie etwas für mich tun und entspannt sein. Sprich: Ich brauche das eine für das andere, um auch langfristig eine qualitativ hochwertige Arbeit abzuliefern und nebenbei auch noch gute Entscheidungen zu treffen. Erst durch den bewussten Wechsel zwischen Aktivität und Pause ergeben sich auch langfristig erstklassige Ergebnisse. Oder kennen Sie jemanden, der in der Hektik gute Ideen hat oder nachhaltige Entscheidungen treffen kann?

 

Für manch Andere gilt der Glaubenssatz: Wer lächelt ist arrogant. Vielleicht ist es ja auch eine deutsche Krankheit, während der Arbeit leiden und einen Streit so ernst nehmen zu müssen, dass ein beschwichtigendes Lächeln hierbei nicht erlaubt ist. Wenn Sie schon mal versucht haben, einen Gegner in einem Streit anzulächeln, wissen Sie wahrscheinlich, was ich meine. Eigentlich sollte das Lächeln heißen:"Schau her! Hier sind meine Waffen (die Zähne!). Ich habe nichts zu verbergen. Lass uns das vernünftig (und in Ruhe) regeln!" Ankommen tut allerdings leider oftmals genau das Gegenteil:"Du willst mich wohl provozieren!" Die Lösung dieses Dilemmas lautet: Lächeln Sie leicht für sich, um sich selbst und Ihre Wut ein wenig zu regulieren. Der Grat zwischen einem aggressiven und einem ganz ruhigen offenen Lächeln ist allerdings zugegebenermaßen sehr dünn.

 

Ich hoffe doch, dass Sie ein wenig Lust bekommen haben, diese kleinen Tricks ab und an auszuprobieren und sich davon hoffentlich nicht von der Meinung anderer abbringen lassen. Natürlich freue ich mich wie immer auf Rückmeldungen und Erfahrungen mit Lächeln, Atmen oder geschlossenen Augen.

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14. Dezember 2012 5 14 /12 /Dezember /2012 12:07

Sylvester steht vor der Tür. Und damit kommen wieder einige Umbrüche in die Leben der Menschen. Auch wenn wir uns noch so oft sagen: Sylvester oder auch Geburtstage (am Ende noch runde) sind doch künstliche Gebilde und zufällige Ereignisse, die auch ganz anders liegen könnten und dies ja auch in anderen Ländern tun. Sie haben eben doch alleine aufgrund der kollektiven Meinung einen Einfluss auf unser Denken und Empfinden. Auch wenn wir selber nicht an Gott glauben: Sofern genügend Menschen an ihn glauben, wird es ihn wohl in irgendeiner Form geben.

Um Ihnen diese Umbrüche bzw. die Entscheidungen dazu leichter zu machen, kann folgende Methode helfen:

 quer durch die zukunft

  • Die Zukunft: Stellen Sie sich als erstes die Frage, warum Sie eine anstehende Entscheidung so oder so fällen wollen. Oftmals werden wir hier durch eine gewisse Außensicht, d.h. gesellschaftliche Vorstellungen, geprägt. Wie zufrieden sind Sie aktuell auf einer Skala von 0-10? Was macht Sie an dem anstehenden Umbruch neugierig? Wovor haben Sie Bedenken? An unserem Beispiel: Sie denken daran Ihren Job zu wechseln? Warum wollen Sie dies tun? Was macht Sie neugierig, was macht auch ein wenig Angst? Wenn nicht jetzt, wann dann? Mal wieder etwas Neues wagen? Doch der Wechsel bringt ja auch einige Probleme mit sich, z.B. der damit verbundene Umzug usw.
  • Die Gegenwart in der Zukunft: Wie wird dies, wenn Sie mitten drin sein werden, genau ablaufen? Was werden Sie brauchen? Was wird passieren? Was werden Sie tun müssen? Was können Sie für Hausaufgaben aus Ihren Bedenken ableiten? Welche Rolle wird das eigene Engagement spielen und welche der Zufall oder Glück? Was wird Ihnen Sicherheit geben und wie werden Sie mit Unsicherheiten umgehen? an unserem Beispiel: Der Umzug lässt sich planen, ebenso das OK der Familie - die Sympathie zu den neuen Kollegen allerdings nicht. Und auch der Einstieg in den neuen Job wird vermutlich ein wenig holpriger ablaufen als geplant.
  • Und schließlich die Vergangenheit in der Zukunft: Nun wird die Außensicht zur Innensicht. Wie werden Sie sich fühlen, wenn Sie es getan haben werden (oder auch nicht)? Was werden Sie empfinden? Stolz, Erleichterung oder auch Enttäuschung? Oder eine Mischung aus verschiedenen Emotionen? Was wird dies für Ihr Selbstbild bedeuten? Wie zufrieden werden Sie auf Ihrer Skala nun sein? Was hat sich verändert? War es den Aufwand wert? Was bedeutet dies für Ihre Entscheidung? An unserem Beispiel: Ich werde stolz auf mich sein, das Wagnis überhaupt eingegangen zu haben, den Job zu wechseln, werde aber auch ein wenig enttäuscht darüber sein, dass es nicht so einfach ist, gleich wieder so erfolgreich wie bisher zu sein. Selbst wenn es auch nach einem halben Jahr noch nicht so wirklich rund läuft, wird meine Zufriedenheit auf meiner Skala von 5 auf 7 gestiegen sein, weil ansonsten das Gefühl ewig in mir bohren würde, es nicht versucht zu haben. 
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10. Oktober 2012 3 10 /10 /Oktober /2012 07:55

Schön, wenn wir Beinfreiheit haben und unsere Kreativität ausleben können. Doch ab und an wächst sich die Kreativität zu einem kaum noch zu bändigenden Chaos aus und wir hätten einfach gerne ganz banal ein wenig mehr Ordnung und Struktur im Leben oder schlicht und ergreifend am Schreibtisch. Doch leider ist es nicht so einfach, die alte Routine des "da liegt es ja eigentlich ganz gut" zu verändern. Viele von Ihnen können hier sicherlich ein Liedchen davon singen. Hier kann die sehr einfache, aber genau deshalb so erfolgreiche 5S-Methode zur Arbeitsplatzorgansiation und -standardisierung gute Dienste leisten, um die Arbeitseffizienz und Produktivität durch verringerte Suchzeiten zu erhöhen.

Und so geht's:

1. (Aus-)Sortieren

Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz durchgehen: Was davon brauchen Sie wirklich und was nicht? Was brauchen Sie häufiger und was weniger häufig? Gibt es Orte, an denen manche Dinge besser aufgehoben wären (Lager, Keller, Kollege)? Können Sie manche Dinge komplett entsorgen, weil Sie sie niemals benutzen? Aussortiert bzw. gelöscht werden können aber auch e-mails oder alte Dateien. Und weiter: Denken Sie bei manchen Aufgaben auf Ihrer ToDo-Liste, die Sie ungern machen wollen, genau darüber nach, warum dies so ist. Und dann heisst es: Change it, love it oder leave it. Sprich: Kann ich etwas verändern? Wenn nein, gibt es nur zwei weitere Möglichkeiten: Akzeptieren und lieben lernen oder (vielleicht doch lieber dieses Facebook-Kontakt) löschen!?Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, ob Sie etwas "löschen" können, richten Sie dafür einen vorübergehenden Platz ein und verfassen dem "Ding" ein Haltbarkeitsdatum: Wenn sich nicht innerhalb des nächsten Monats ein Nutzen ergibt: Weg damit. Stellen Sie sich im Zweifel die Frage, die wir auch aus dem Linder-Axiom kennen: Was kostet mich eine Neuanschaffung und was kostet mich die Lagerung (inkl. Abstauben und Nerven)?

Effekt: Mehr Übersicht, Platzgewinn, Gedanken über Wertigkeit

2. Systematisieren und ordnen

Schauen Sie sich in Ihrer Arbeitsumgebung um und betrachten Sie die Anordnung der Gegenstände. Haben Sie alles in greifbarer Nähe, was Sie für die tägliche Arbeit benötigen? Finden Sie alles auf Anhieb oder müssen Sie Papierstapel wegschieben und durchwühlen? Vielleicht hilft Ihnen eine kleine Skizze Ihrer Greif- oder Laufwege. Das Faultier in uns sagt: Der Weg eines Dokumentes von Ihrer Hand zu seinem angestammten Ort muss so kurz wie möglich sein. Manchmal sind zur Hilfe entsprechende Markierungen und Beschriftungen (z.B. auf Ordnern) sinnvoll, um Dinge auch langfristig an den gleichen Orten wiederzufinden. Auch die üblichen Reiter und Unterteilungen in Ordnern und Schubfächern sind unumgänglich. Überlegen Sie, wie lange Sie benötigen, um etwas zu finden. Ist es bei einem regelmäßig benutzen Objekt (z.B. ein Taschenrechner) länger als 1 Minute, sollten Sie darüber nachdenken, was Sie verändern können.

Effekt: Übersichtlichkeit, schneller Zugriff, Zeitgewinn, Stressverminderung, Fehlervermeidung

 

3. Sauberkeit

Hier geht es nicht nur darum, den Arbeitsplatz zu säubern, um ihn für sich selbst, für Kunden und Kollegen einladender zu machen, sondern auch um den Aspekt der Gesundheit bzw. des Ausschaltens von Gefahrenquellen. Der Reinigungsaspekt kann sich sowohl auf die reale als auch virtuelle Welt beziehen (Stichwort: Virenscanner, um den Computer wieder schneller zu machen). Zudem sollten Bedingungen geschaffen werden, damit das Reinigungspersonal auch reinigen kann (z.B. leere Tische).

Effekt: Vorbeugende Wartung durch Mängelerkennung, Erhöhung der Arbeitssicherheit, höhere Motivation der Mitarbeiter durch Wohlbefinden, Langlebigkeit der Akten, Werterhaltung

 

4. Standardisierung und Routinen

Die erarbeiteten Grundlagen werden in diesem Schritt standardisiert und auf andere Arbeitsplätze, an denen gleiche Tätigkeiten ausgeführt werden, übertragen. Um auch langfristig erfolgreich zu sein, lohnt es sich die „Fünf-Minuten-Regel“ einzuführen. In so mancher Ausgabe der "Brigitte" wird schon seit vielen Jahren der morgendliche 15-Minuten-Gang durch die Wohnung propagiert, um erstmal ganz paretotechnisch das Gröbste aufzuräumen. Warum also nicht auch im Büro? Jeder Mitarbeiter nimmt sich folglich einmal täglich fünf Minuten Zeit, am besten gleich am frühen Morgen, um auf seinem Arbeitsplatz wieder die herkömmliche Ordnung herzustellen und somit auch beizubehalten. So können auch Tagesroutinen eingeführt werden wie: 

  • 8:00-8.30 die wichtigsten Mails beantworten,
  • Tagesübersicht erstellen bis 9.00. Auf der To-Do-Liste die 1-3 wichtigsten Aufgaben markieren und die ersten Schritte dazuschreiben,
  • 9-12.00 Kundenkontakte, dazwischen an den anstehenden Aufgaben arbeiten. Usw.

Sich (neue) Routinen anzueignen heisst aber auch alte Routinen zu verändern. Überlegen Sie sich daher bei jedem mal, wenn Sie etwas ablegen wollen: Passt es dorthin? Wenn nein: Legen Sie es an seinen angestammten Platz oder finden Sie einen geeigneten. Stellen Sie sich die Frage: Was habe ich mir über die Zeit hinweg angewöhnt (z.B. Mappe rausnehmen und nicht mehr zurücklegen) und was möchte ich verändern? Auf Teamebene haben sich für Routinen sogenannte One-Page-Standards (Infografiken, Prozessabläufe, Entscheidungsbäume o.ä.) als erfolgreich herauskristallisiert.

Dazu Erkenntnisse aus der Lernpsychologie:

1. Machen Sie mind. jeden 2.Tag etwas für Ihre Ordnung.

2. Halten Sie die neuen Gewohnheiten 4-6 Wochen durch.

Erst dann kann eine neue zur alten Gewohnheit werden.

Effekt: Neue Gewohnheiten werden trainiert, der Standard wird gehalten und wirkt sich auch schnell auf die Umgebung (z.B. neue Mitarbeiter) aus. Wenn die neuen Routinen zu alten Routinen werden, läuft alles von alleine.

 

5. Selbstdisziplin und Motivation

Der letzte Punkt ist eigentlich ein Metapunkt, denn ohne Selbstdisziplin funktionieren auch die anderen 4S nicht. Für dauerhafte Erfolge ist folglich Selbstdisziplin unabdingbar. Stellen Sie sich Fragen wie:

  • Warum ist mir die Ordnung am Arbeitsplatz so wichtig?
  • Inwieweit kann ich mich dann besser auf meine Arbeit konzentrieren?
  • Wie könnte meine Arbeit in der Zukunft aussehen?
  • Was würde mein Umfeld sagen?
  • Welche verdeckten Gewinne habe ich, wenn alles beim alten bleibt (z.B. wer sucht, muss nicht arbeiten und kann sich mit gleichgesinnten über sein Chaos unterhalten oder den beliebten Spruch "das Genie usw." als Banner vor sich hertragen)?
  • Wie kann ich es schaffen, mich (oder mein Team) entsprechend zu motivieren?

Die Erkenntnisse können von motivierenden Zukunftsvisionen (z.B. als Grafik der Laufwege) über das Bloßlegen der eigenen Stolpersteine bis hin zu einfachen Belohnungen gehen. 

Effekt: Die Umgewöhnung beginnt Spaß zu machen. Der vermeintliche Widerspruch zwischen Ordnung und Kreativität löst sich auf.

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25. September 2012 2 25 /09 /September /2012 12:47

Sie laborieren an etwas herum, das Sie immer wieder von Ihrer eigentlichen Tätigkeit ablenkt?

In einem anderen Artikel stellte ich für Ablenkungen die Pomodoro-Technique und AUA-Liste vor.

Doch manchmal sagt Ihnen Ihr Körper durch sein Abschweifen:

Mach mal eine Pause! Mach mal was ganz anderes!

Nun gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. Sie bleiben dran und quälen sich durch den Tag. Nicht gerade sinnvoll und v.a. unproduktiv! Außerdem landen Sie dann nur allzuoft auf Internetseiten, von denen Sie nicht wissen, wie sie dahin gekommen sind.

2. Sie fertigen eine Liste an mit lauter Tätigkeiten, die Sie

  • schon immer mal machen wollten,
  • die Ihnen gut tun und Ihnen helfen zu entspannen und zu regenerieren,
  • die gut für die Beziehungspflege ist, usw.  

Wichtig: Auf der Liste sollte nur Tätigkeiten stehen, die Spaß machen. Offensichtliche Arbeitstätigkeiten haben hier nichts verloren.

Der Effekt: Die nutzen Ihre Zeit sinnvoll mit vermeintlich unsinnigen (weil nicht direkt Arbeit) Tätigkeiten.

 

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25. September 2012 2 25 /09 /September /2012 12:28

Heute möchte ich Ihnen ein verblüffend einfaches, aber dennoch sehr hilfreiches Tool für das eigene Zeitmanagement vorstellen. Teils als Not-to-do-Liste bekannt, nenne ich sie die Aua-Liste.

 

  Stellen Sie sich vor, Sie sitzen an Ihrem Arbeitstisch und werkeln vor sich hin. Doch immer, wenn Sie gaaanz  knapp davor sind, in einen guten Flow zu kommen, taucht mal wieder ein kleines Monster namens Zeitdieb auf. Schau'n wir uns mal an, was wir hier alles haben:

  • z.B. ein kleines "ich will es meinen Kollegen recht machen und kann deshalb schlecht Nein sagen"-Monster
  • oder ein "hoppla! das hab ich doch glatt vergessen"-Monster
  • oder auch ein "das ist aber spannend"-Monster

Und schon sind wir draußen aus unserem Beinahe-Arbeitsfluss (neudeutsch: Workflow) und kommen nur wieder schwer in die Gänge. Facebook, "und dann sollte ich noch einkaufen", "und den sollte ich noch anrufen", und und und ist da einfach zu verlockend!

 

Was also tun?

 

Kommt jetzt endlich die AUA-Liste? Einen Moment Geduld noch! Sie kommt gleich.

 

Doch zuerst gibt es noch eine kleine Methode names Pomodoro-Technique (siehe hier: http://www.pomodorotechnique.com). In aller Kürze:

  • Nehmen Sie eine Eieruhr (es muss ja nicht immer eine in Tomatenform sein!) und stellen diese auf 1 - 1/2  Stunden ein.  
  • Machen Sie sich an eine Aufgabe, die ein wenig länger braucht.
  • Schalten Sie äußere Störquellen nach Möglichkeit ab.
  • Immer wenn eine innere Störung kommt (das sind ja dann wohl "Gedanken und Ideen"), schreiben Sie diese auf einen Zettel und machen weiter mit Ihrer ursprünglichen Tätigkeit.

Und nun endlich: die AUA-Liste:

Fertigen Sie, bevor Sie sich an den Schreibtisch setzen eine Liste mit Tätigkeiten an, die Sie heute auf keinen Fall tun wollen, z.B.:

  • kein Facebook
  • keine Recherche im Internet über 1 Stunde
  • keinen Anruf von XY entgegennehmen
  • usw.

Damit briefen Sie Ihr Gehirn. Und vermutlich wissen Sie jetzt auch, warum ich der Liste diesen Namen gebe: immer dann, wenn Sie doch gegen Ihre eigenen Regeln verstoßen, bekommen Sie einen kleinen inneren geistigen Stromstoß!

 

Viel Spaß bei der Umsetzung wünscht Ihnen,

Michael Hübler

 

PS: Rückmeldungen und Erfahrungen sind wie immer herzlich willkommen.

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25. September 2012 2 25 /09 /September /2012 10:10

Spannendes, sehr sehr lesenswertes Interview mit dem Promenadologen Bertram Weisshaar. Kleiner Ausschnitt:

"Zu Fuß, im ICE, oder in 10.000 Metern Höhe: Die Erlebnisdichte ist jeweils anders. Es gibt aber eine komische Entwicklung: Man reist nicht mehr – man kommt an."

 

Mehr unter: http://www.zeit.de/reisen/2012-07/interview-bertram-weisshaar

 

Meine Erfahrungen dazu aus Urlauben: Menschen, die sich einen Wagen mieten, um 5 Burgen / Tag anzusehen, waren stets unglücklicher als wir, die wir nur eine Burg erwandern konnten. Der gewohnte "schnell noch ..." -Streß des Alltags wird so auch in den Urlaub mitgenommen.

 

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