Whitepaper - Wikis und Weblogs

Für beide Medien gilt: Technologien werden nur genutzt, wenn die Nutzer sie als

1. benutzerfreundlich einschätzen und

2. der Nutzen erkannt wird.

1 Weblogs: Ideal für Diskussionen und Entscheidungen

In Weblogs können Themen gestartet und diskutiert werden. Ein neues Thema erscheint dabei immer ganz oben in der Seite, während durch die Meinungen anderer 'Kommentarbäume' entstehen. Dabei bleibt der Ursprungsartikel bestehen und wird nicht wie in einem Wiki weiterverarbeitet. Zwar werden die Themen kategorisiert, um auch ältere Themen gut wiederzufinden. Allerdings eignen sich Weblogs weniger, um Themen prozessorientiert weiterzuentwickeln, sondern mehr um Meinungen zu bestimmten Themen einzuholen, Diskussionen anzuzetteln und damit auch Entscheidungen zu forcieren - oder auch, um top-down als Alternative zu emails Mitarbeiter über die eigenen Tätigkeiten zu informieren. Sollte es sich allerdings um Informationen mit einer zeitlichen Dringlichkeit handeln, ist es nach wie vor sinnvoller, diese nach dem Push-Prinzip per email mitzuteilen.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter hat eine bestimmte Erfahrung mit einem Kunden gemacht bzw. eine bestimmte Problemlösung angeboten, die so oder so ankam. Wenn es nun darum geht, einen Service Blueprint zu entwickeln, sind Wikis wesentlich besser geeignet. Wenn es aber darum geht, die Meinungen anderer einzuholen, sind Weblogs genau das richtige Medium.

Eine Umfrage unter Microsoft-Mitarbeitern zur Nutzung von Weblogs ergab folgende Punkte:

• der Leidenschaft für die Arbeit Ausdruck geben

• direkte, schnelle Kommunikation mit anderen

• die eigene Arbeit dokumentieren, beschreiben und organisieren

Good Practice

Eine Gefahr besteht darin, dass Weblogs als Einbahnstraßen-Informationsquelle betrachtet werden. Viele Mitarbeiter scheuen sich oder sehen gar nicht die Notwendigkeit, Kommentare abzugeben. Daher sollte der Wunsch nach Kommentaren kommuniziert werden, um hier Klarheit zu schaffen. Ebenso wichtig ist eine gewisse Regelmäßigkeit, gerade weil Weblogs eher nach dem Pull-Prinzip funktionieren.

2 Wikis: Ideal zur Lösungssuche und für Prozessentwicklungen

In Wikis können Mitarbeiter gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Dadurch ergibt sich eine gewisse Dynamik, die in Weblogs nicht möglich ist. Voraussetzung dafür sind eher feste, kleinere Gruppen bzw. eine kleinere Anzahl aktiver Teilnehmer, um die gemeinsame Bearbeitung nicht in ein Chaos ausarten zu lassen. Andererseits besteht für die Größe der Leser keine Beschränkung.

Wikis sind daher ideal, um neue, innovative Lösungen für Probleme oder Prozessabläufe zu entwickeln. Sie sind aufgrund der Wissensvertiefung in aller Regel nachhaltiger als Weblogs, d.h. sie werden länger genutzt und die Frequenz der Zugriffe ist höher.

Auch für Wikis gilt: Wenn bereits einige Inhalte eingestellt sind, ergibt sich schneller ein größerer Sog aufgrund der Reziprozitäts-(Wiedergutmachungs-)Regel.

3 Nutzen von Wikis und Weblogs (v.a. aus Mitarbeitersicht)

Potentiell sind Weblogs als auch Wikis auch für große Gruppen geeignet. Allerdings bieten kleinere, exklusivere Gruppen den Vorteil, die Hemmschwelle geringer zu halten.

Unabhängig von den verschiedenen Nutzungsmöglichkeiten gibt es dennoch Gemeinsamkeiten in Nutzen und Hindernissen.

Der Nutzen von Weblogs und Wikis

• Andere über die eigene Arbeit informieren und relevante Informationen finden

• weniger emails schreiben / bekommen

• an weniger Meetings teilnehmen

• Austausch über Privates (kann auch als Eisbrecher eingesetzt werden)

• langfristig: Verbesserung der internen Kommunikation, da v.a. in Wikis ein Austausch auch über Hierarchiegrenzen hinweg genutzt wird

Aus Flow-Prozessen wissen wir, wie wichtig Feedbackprozesse sind. Hier können Weblogs und Wikis eine gute Alternative sein, mit den entscheidenden Vorteilen:

1. immer verfügbar zu sein,

2. dauerhaft verschriftlicht zu werden und

3. genau die richtige Person für das eigene Problem zu finden.

Nutzen Wikis (eher bottom-up)

• Transparenz und Durchsuchbarkeit der Wissensbasis

• Prozesse und Arbeitsabläufe durchleuchten und verbessern und dadurch Arbeitserleichterung

• freie Kapazitäten zur Dokumentation nutzen

• Erhöhung der persönlichen Reputation

Nutzen Weblogs (eher top-down)

• Beschleunigung der internen Kommunikation und Aktualitätsbezug der Informationen

• Transparenz über Wissensträger und Organisation

• Infoflut reduzieren

4 Hindernisse bei der Einführung von Wikis und Weblogs

• Aufwand von Einstellen und Suchen von Informationen

• zu wenige / unregelmäßige Beiträge

• zu wenige Mitarbeiter erstellen Beiträge

• zu viel Transparenz über die eigenen Tätigkeiten

• Zugriffs- und Bearbeitungsrechte

• eigene Inhalte sollen nicht verändert werden

5 Erfolgsfaktoren

• Einführung, Akzeptanz und sanfter Druck von oben

• Einbinden der Mitarbeiter und Aufbau von Vorzeigewikianern/-bloggern über persönliche Ansprache von Autoren, um ein engagiertes Kernteam zu bekommen

• konkrete Einsatzszenarien, Initiierung einer Kommunikationskultur und Roll-out mit Inhalten

• Aktiver Abbau von Schreibbarrieren

• Regelmäßigkeit der Beiträge

• Integration in den Arbeitsalltag, insbesondere über genügend Ressourcen (v.a. Zeit)

Literaturtipps:

Stocker, Tochtermann - Wissenstransfer mit Wikis und Weblogs

Pircher - Wissensmanagement, Wissenstransfer, Wissensnetzwerke